Ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng tại Truyền tải điện Miền Đông 1

Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025 của Truyền tải điện miền Đông 1 (TTĐMĐ1); trong đó đơn vị sẽ thực hiện 100% hồ sơ được số hóa (trừ hồ sơ mật và đặc thù), 100% hồ sơ lưu trữ giấy đã chỉnh lý được số hóa, triển khai thống nhất Hệ thống văn phòng số (Digital Office); ứng dụng Công nghệ Thông tin trong công tác tổng hợp, theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ các phòng nghiệp vụ; hoàn thiện biểu mẫu báo cáo điện tử của đơn vị trực thuộc. Năm 2022 mục tiêu đến 100% Cán bộ quản lý các cấp được cấp chữ ký số và áp dụng trong các ứng dụng quản lý, giao dịch nội bộ.

Truy xuất dữ liệu qua QR code để lấy tài liệu, báo cáo trong Hội nghị.

Chuyển đổi số là một hướng đi đúng đắn, nhưng cần phải thực hiện từng bước, từng giai đoạn. Tuy nhiên thực hiện như thế nào và tìm ra những giải pháp ra sao cho phù hợp để mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp thì cần phải có thời gian. Công tác chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng của Truyền tải điện Miền Đông 1 (TTĐMĐ1) được triển khai từ đầu năm 2019 phần nào đáp ứng yêu cầu trong hệ thống văn phòng điện tử (E-Office), cùng với việc áp dụng hình thức sử dụng các tài liệu, văn kiện, báo cáo... được chia sẻ, truy xuất dữ liệu qua QR code thông qua các phương tiện điện tử tại các buổi họp, hội nghị, tổng kết,... đã góp phần quan trọng trong việc cải cách hành chính, giảm các chi phí văn phòng phẩm cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ của đơn vị.

Khởi đầu, TTĐMĐ1 tiếp nhận chương trình E-Office phiên bản 3.0; đây là phiên bản đầu tiên của chương trình E-Office (QLCV), tiện ích ban đầu của chương trình được xây dựng phục vụ cho công tác quản lý Văn thư của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, chương trình giúp theo dõi văn bản đến, phát hành văn bản đi, thống kê và tìm kiếm văn bản...

Sử dụng chữ ký số điện tử trong chương trình e - office

Trải qua quá trình sử dụng được nâng cấp, đến nay TTĐMĐ1 đang ứng dụng phiên bản E-Office 3.2.8. Có thể nói đây là phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo… So với phương thức hoạt động của phiên bản 3.0, E-Office 3.2.8 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng…, từ đó giúp nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản.

Theo số liệu thống kê từ đầu năm 2021 đến nay, hệ thống E-Office TTĐMĐ1 đã xử lý 6.143 văn bản đến, 2.578 văn bản đi và 1.006 danh mục hồ sơ tài liệu được lập. Đây là  khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn. Trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9-3-2020 thì TTĐMĐ1 đã thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E-Office của đơn vị.

Hồ sơ lưu trữ trong chương trình e - office

Theo kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025 của TTĐMĐ1; trong đó đơn vị sẽ thực hiện 100% hồ sơ được số hóa (trừ hồ sơ mật và đặc thù), 100% hồ sơ lưu trữ giấy đã chỉnh lý được số hóa, triển khai thống nhất Hệ thống văn phòng số (Digital Office); ứng dụng Công nghệ Thông tin trong công tác tổng hợp, theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ các phòng nghiệp vụ; hoàn thiện biểu mẫu báo cáo điện tử của đơn vị trực thuộc. Năm 2022 mục tiêu đến 100% Cán bộ quản lý các cấp được cấp chữ ký số và áp dụng trong các ứng dụng quản lý, giao dịch nội bộ.

Bên cạnh đó, đơn vị cũng đang từng bước nâng cấp độ ổn định cho mạng WAN của TTĐMĐ1, cải tạo đường truyền thông tin bằng cáp quang từ trạm nút Long Bình đến phòng quản lý VT-CNTT của Miền Đông 1, đáp ứng nhu cầu kết nối thông tin từ TTĐMĐ1 đến các Phòng, Trạm, Đội, Tổ TTLĐ trực thuộc nhằm phục vụ cho các ứng dụng công nghệ số trong sản xuất, điều hành như: Xây dựng lại server khu vực Miền Đông 1, xây dựng Domain để quản lý các máy Client thuộc khối phòng, dùng kênh truyền VPN kết nối từ các Trạm, Đội, tổ TTLĐ về server Miền Đông 1, sử dụng kênh truyền Otwan để xử lý sự cố hê thống đọc dữ liệu công tơ từ xa (MDMS),  đặc biệt trong công tác tổ chức học tập, hội nghị, tập huấn...ứng dụng họp trực tuyến Zoom Meeting kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật đã giảm đáng kể việc tập trung tại trụ sở đơn vị, giảm chi phí đi lại, lưu trú trong tình hình dịch bệnh covid-19 đang diễn biến phức tạp.

Bên cạnh việc tiếp tục đẩy mạnh công tác tuyên truyền sâu rộng về nhận thức chuyển đổi số đang chuyển biến mạnh mẽ đến Người lao động; thì nhiều ứng dụng chuyển đổi số đang được Truyền tải điện Miền Đông 1 quyết tâm thực hiện để tạo ra những chuyển biến tích cực, giúp cải thiện, nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí; trong đó có ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng.

Họp triển khai công tác chuyển đổi số tại đơn vị qua ứng dụng Zoom meeting.

 


  • Phòng Tổng hợp - TTĐMĐ1


Các Tin khác