Trực tiếp hướng dẫn là Tiến sĩ Nguyễn Văn Báu – Phó Trưởng khoa Lưu trữ học-Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh, với hơn 20 năm kinh nghiệm trong công tác giảng dạy chuyên môn về văn thư lưu trữ.
Phát biểu khai giảng khóa đào tạo, Bà Đặng Thị Hải Yến – Phó Chánh Văn phòng Công ty cho biết qua các đợt kiểm tra về công tác văn phòng, Công ty nhận thấy các đơn vị vẫn còn một số hạn chế trong hoạt động công tác văn thư lưu trữ. Thực hiện theo chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc cần quán triệt đến toàn thể CBCNV nghiêm túc tuân thủ các quy định của pháp luật và quy định của Tập đoàn về công tác hành chính, văn thư lưu trữ; qua đó cần thiết tổ chức khóa đào tạo Nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo quy định hiện hành. Bà Yến mong muốn thông qua khóa học, các học viên sẽ có thêm kiến thức, nắm vững về các quy định của pháp luật, các quy trình nghiệp vụ để có thể thực hiện tốt hơn về công tác văn thư lưu trữ.
Khóa học bao gồm các chuyên đề: Giới thiệu tổng quan về văn thư, lưu trữ doanh nghiệp; thể thức trình bày văn bản hành chính; quản lý và lưu trữ văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý các văn bản mật; lập danh mục hồ sơ hàng năm; công tác lập và giao nộp hồ sơ lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu.
Với chuyên đề chính là công tác lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu lưu trữ các học viên được Giảng viên hướng dẫn cụ thể cách lập hồ sơ từ giai đoạn bắt đầu mở hồ sơ đến khi kết thúc hồ sơ. Trong đó lưu ý người lập hồ sơ cần thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ. Riêng công tác chỉnh lý tài liệu, các học viên được giảng viên hướng dẫn chi tiết từng công đoạn thực hiện được quy định tại văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành với nội dung chính là xây dựng phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị (định thời hạn bảo quản); hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với khối tài liệu chỉnh lý, kèm theo các hình ảnh cụ thể liên quan cho từng công đoạn để học viên nắm rõ hơn.
Tại mỗi chuyên đề, ngoài việc cung cấp cho các học viên kiến thức về mặt lý thuyết, Giảng viên còn đưa ra các bài tập tình huống cần thiết. Đồng thời Lãnh đạo các đơn vị, các học viên cũng rất tích cực đặt câu hỏi thảo luận và được Giảng viên giải đáp. Chính điều đó đã tạo không gian mở đối với việc nhận thức vấn đề của học viên.
Ngoài ra, một số nội dung vướng mắc trong hoạt động thực tiễn của đơn vị cũng được đại diện Văn phòng Công ty giải đáp, hướng dẫn khắc phục những điểm đơn vị thường xuyên mắc phải và hướng dẫn cụ thể cách thức thực hiện trên hệ thống văn phòng số.
Kết thúc khóa học, Giảng viên Nguyễn Văn Báu cảm ơn các học viên đã tích cực cùng trao đổi, thảo luận trong lớp học, qua đó góp phần thành công của khóa học. Ngoài công tác hướng dẫn của Giảng viên giúp học viên nắm rõ hơn các quy định của pháp luật về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, các học viên cần nghiên cứu, phân tích thêm trong thực tế công tác tại cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao kiến thức để góp phần hoàn thành tốt công tác được giao.
Một số hình ảnh liên quan:
Hình 1: Toàn cảnh lớp học
Hình 2: Bà Đặng Thị Hải Yến – Phó Chánh văn phòng phát biểu khai giảng khóa học
Hình 3: Giảng viên - Tiến sĩ Nguyễn Văn Báu hướng dẫn tại lớp học
Hình 4: Bà Lê Thị Thùy Trang – Chuyên viên Văn phòng hướng dẫn nội dung liên quan văn phòng số
Hình 5: Ông Bùi Văn Hoàng – Trợ lý Giám đốc Công ty thảo luận về quy định trình bày văn bản
Hình 6: Ông Ngô Mạnh Trung – Giám đốc TTĐ Miền Tây 2 thảo luận liên quan đến chuyên mục lập hồ sơ công việc.